6 шагов по созданию программы автоматизации учета 🤖
На момент написания данной статьи у меня в компании на направлении учёта работает всего 3 человека, которые ведут 167 компаний, из которых не менее 60% - компании по общей системе налогообложения, при этом я понимаю, что есть задел еще не менее, чем на 50 компаний на ОСН (а если спецрежимы, так и на все 100). Как этого удалось добиться – в этом посте.
Автоматизация значительно облегчает процедуры ведения учета и делает возможным вести учет 50+ клиентов одному человеку, которому, при этом, не нужно находиться в офисе. Но о том, как организовать так работу, я расскажу в другом посте, сейчас про программу автоматизации учета.
🤯🤯🤯 С чего все начиналось…
Уже кажется, в далёком 2011 году я самостоятельно начинал вести несколько компаний (честно говоря возможно это было намного раньше, но тогда «можно» было работать за наличку, но я Вам этого не говорил ) своих и моих близких знакомых предпринимателей. Потом они посоветовали меня своих знакомым, ну сами знаете, как это работает и у меня появился ключевой клиент с парой десятков юридических лиц и все на ОСН. Вот тогда-то мне и стало понятно, что времени на жизнь и другие проекты у меня не остается и нужно что-то менять.
«Как минимум 90% учетных процедур имеют линейную логику, а значит могут быть полностью автоматизированы» – с этой мыслью я начал создавать программу автоматизации учета.
В проектном управлении есть два основных термина «проект» и «программа». Отличаются они тем, что проект – это ограниченная во времени деятельность, направленная на достижения какого-либо конкретного результата, а программа – это непрерывный процесс изменений, соответствующий стратегическим целям компании. Программа включает в себя проекты и постоянно актуализируется и дополняется новыми проектами. В данном случае под проектами подразумеваю конкретные части учета, которые необходимо автоматизировать.
🤖 Шаг 1: Определиться с единой методологией учета.
Это основной шаг, который обязательно нужно пройти, так как он является основой не только для взаимодействия с клиентами и выработки продуктовой линейки компании, но и автоматизации учета и бизнес-процессов.
Лично я, пропустив в свое время этот шаг, потерял некоторое количество денег и многие месяцы времени, проводя автоматизацию неправильно. А также лишился нескольких клиентов, которые ушли от меня, так как я изначально не определился в методологии и попросту не справился с их запросом, который, как мне потом стало понятно, изначально не соответствовал выбранной мной методологии учета. Я изначально должен был договариваться с клиентами по-другому, тогда они, наверное, еще до сих пор были бы моими клиентами.
Поэтому это самый важный этап не только в работе аутсорсинговой компании в целом, но и в том числе в автоматизации, так как от выбранной и четко описанной методологии учета зависит как будет проходить автоматизация.
🤖 Шаг 2: Проанализировать учетные процедуры.
Для формирования первоначальной программы необходимо очень тщательно проанализировать все учетные процедуры, которые исполняются в соответствии с выбранной методологией. Не стоит пытаться впихнуть в программу невпихуемое, то есть сразу все, что вы вообще знаете (я так делал – ничего хорошего ). Программа автоматизации – это живой организм, который растет и развивается со временем. Это как начать ребенка с рождения учить высшей математике. Поэтому начните именно с тех процедур, которые у вас по факту есть. Выпишите в столбик все эти процедуры, начиная от заведения нового клиента и заканчивая учетом лизинговых операций и получением поручений от клиента, например. Все, что вы делаете сейчас, больше пока не надо. Будут прибавляться процедуры, будете добавлять их в программу автоматизации, если захотите автоматизировать.
🤖 Шаг 3: Описание идеального конечного результата
Идеальный конечный результат (ИКР) – это когда процедура выполняется, а делать при этом ничего не нужно. Напишите к каждой процедуре ИКР, то есть как вы хотите, чтобы эта процедура исполнялась.
Например, процедура по внесению данных с расчетного счета в базу 1С, ИКР для этой процедуры может быть сформулирован так: «На основании еженедельно (или с другим промежутком времени) по расписанию экспортированных из банк-клиента (Интернет-банка) выписок по расчетному счету клиента в базе 1С в автоматическом режиме без участия человека появляются документы, корректно разнесенные по счетам бухгалтерского учета в соответствии с назначением платежа, указанным в платежном поручении».
На этом шаге отключайте в себе консерватора-критика и не бойтесь фантазировать, при современном уровне развития технологий реально практически все.
🤖 Шаг 4: Определите основные составные части
Автоматизация какой-либо из процедур учета – это самостоятельный проект. При этом достаточно типовой по действиям. На данном шаге вы определяете этапность разработки. Какие-то решения могут быть разработаны в один этап. Но некоторые процедуры могут быть автоматизированы в несколько этапов, например, сначала с использованием человека, а впоследствии без такового.
Как пример, могу привезти, что сначала мы реализовали возможность автоматического формирования и отправки отчетности по «пустышам» нажатием одной кнопки, а впоследствии реализовали решение, при котором робот сам запускает по расписанию нужную базу 1С и запускает обработку, которая автоматически формирует и отправляет отчетность по «пустышам». Таким образом, на пустые компании мы вообще не тратим никаких ресурсов.
🤖 Шаг 5: Опишите инструменты, которыми вы планируете достигать поставленного ИКР по каждой процедуре.
На этом шаге вы должны проанализировать ваш ИКР на возможность его получения уже готовыми и представленными на рынке решениями. Например, на сегодняшний день существуют сервисы (EFSOL) по автоматической загрузке документов в 1С: клиент отсканировал товарный документ, выложил скан копию к вам в облако, сервис распознал этот документ и загрузил его вам в базу. Вуа-ля, и руками делать ничего не надо! И выдумывать свои решения тоже не нужно – это уже сделано. Если нашли готовое решение, то это очень круто, вы сэкономите кучу времени и скорее всего денег. Я вас уверяю, готовым пользоваться дешевле, чем создавать свое! Например, сейчас я прорабатываю технологии OCR для перевода рукописного текста в печатный с последующей загрузкой данных в 1С.
Если готовое решение не нашли, тогда вы должны понять каким иным инструментом вы будете добиваться вашего ИКР. Это Вам поможет не промахнуться с разработчиком. Например, это может быть внешняя обработка для 1С, автоматизированный файл Excel, скрипт, написанный на PHP, либо это определённые настройки сервера, где будут храниться ваши базы данных и т.д. Да, придется чуть-чуть погрузиться в мир программистов, возможно где-то пообщаться на форумах для программистов, узнать мнение специалистов какие инструменты лучше использовать для решения тех или иных ваших задач. Поверьте, это только по началу звучит невыполнимо, но главное начать, там пойдет как по маслу, быстро начнете разбираться.
🤖 Шаг 6. Приоритезация.
Большой путь Вами к этому времени уже проделан. Теперь дело осталось за малым – определить приоритеты – с чего начать, что потом и т.д. Мои рекомендации – начинайте либо с того, что у вас занимает больше всего времени, либо с того, где у вас больше всего косяков. И приоритет может начаться не с заведением нового клиента на обслуживание, а где-то с середины учетного процесса.
На сегодняшний день, я могу сказать, что многие из учетных процедур мне удалось автоматизацировать и теперь правильная организация бизнес процессов позволяет вести большое количество клиентов небольшим количеством удаленно работающих людей, покрывающих практически все часовые пояса нашей необъятной Родины. Но я не останавливаюсь, моя цель 300 компаний – один человек и роботы в помощь .
Если Вы хотите БЕСПЛАТНО получить полную ПРОГРАММУ АВТОМАТИЗАЦИИ, которая реализуется в моей компании с уже внедренными решениями и с теми, которые еще предстоит реализовать, Вам нужно сделать 3 простых действия:
1. Нажать на лайк к этому посту 👍🏻
2. Оставить комментарий 💬 «Хочу программу»
3. Сделать репост ✅.
Если пост наберет по 200 лайкокаменторепостов, я выложу обещанную ПРОГРАММУ АВТОМАТИЗАЦИИ для БЕСПЛАТНОГО скачивания!
